Especialistas orientam que os primeiros sinais de que o condomínio pode estar sendo fraudado por prestadores de serviço podem ser percebidos quando há falta de transparência nas informações, respostas evasivas e relatórios confusos.

Auditor condominial e instrutor de cursos para síndicos, Odimar Manoel explica que evitar problemas como esses dependerá de medidas como, por exemplo, uma fiscalização efetiva por parte do síndico e dos conselhos. “É importante que haja procedimentos de controle interno na contratação e no monitoramento dos serviços executados pelos terceirizados. No trabalho de auditoria, por exemplo, é comum o apontamento de contabilidade ou administradoras lesando condomínios”, relata o especialista.

Advogado, Gustavo Camacho ressalta que, para fugir das fraudes, o síndico, juntamente com o conselho fiscal, deve ter redobrada atenção à gestão das contas e dos pagamentos, pois ele e o conselho são responsáveis pelas finanças do condomínio. “O síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente pela gestão condominial pelo prazo de cinco anos, sobretudo porque as empresas de administração e contabilidade condominial agem por delegação às funções do síndico”, esclarece.

Segundo o auditor ter um contrato que defina as responsabilidades das partes ajuda a evitar problemas, como por exemplo, definindo se a contabilidade realiza os pagamentos com acesso à conta corrente do condomínio. “Isso deve estar claro no contrato, a fim de resguardar o síndico. Também se deve dar preferência às empresas que disponibilizam ferramentas on-line para consultas de relatórios financeiros e exigir o envio do balancete mensal ao condomínio em um prazo máximo de 15 dias após o fechamento do mês, pois se houver demora e for detectado algum problema, o dano já ocorreu e não será viável uma correção em curto prazo”, orienta.

De acordo com o advogado, o contrato deve ter cláusulas como a especificação correta do objeto, um dos elementos centrais de qualquer relação jurídica; prazos bem definidos, as consequências do atraso e a multa por descumprimento do contrato; possibilitar a rescisão imediata do contrato se houver inadimplência, independentemente de notificação prévia ou ação judicial; condicionar o pagamento das prestações à apresentação das notas fiscais correspondentes e à comprovação do recolhimento dos encargos previdenciários e trabalhistas.

O auditor também recomenda definir um único modo para efetuar os pagamentos, centralizando todas as operações no internet banking e suspender os pagamentos por cheques e dinheiro vivo. “Isso dará mais segurança, pois dessa forma toda operação poderá ser rastreada, evitando desvios. A melhor opção é a carteira de cobrança registrada. Nessa modalidade, não são possíveis alterações e todos os boletos serão conhecidos pelo banco no momento da emissão”, conclui Odimar.

DICAS DOS ESPECIALISTAS

– Visitar a empresa, verificar a sede e notar se o endereço informado na proposta é o mesmo dos materiais de divulgação;

  • Cuidar com valores muito abaixo do mercado;
  • Buscar referências, consultando a capacidade técnica;

–  Solicitar negativas de débitos de ISS municipal, certidão negativa de débitos trabalhistas e regularidade do FGTS, acompanhadas de uma revisão contratual;

  • No contrato verificar a qualificação completa da empresa prestadora e seu representante legal, com CNPJ, CPF, etc.
  • Detalhar o serviço a ser executado, data da vigência, prazo para aviso prévio e valor da multa de rescisão contratual. Prazos de aviso superiores a 30 dias devem ser evitados e multas com valor abusivo revisadas;

– Para contratos mais específicos como manutenções ou trabalhos em altura fazer constar no contrato a obrigatoriedade do seguro e equipamentos de proteção individual dos funcionários;

– Proibir repasse de duplicatas para empresas seguradoras e quarteirização do serviço;

– Pagar somente com apresentação da nota fiscal junto com os relatórios de GFIP/SEFIP dos funcionários;

– Os balancetes devem ser conferidos mensalmente pelos conselheiros, facilitando o processo de aprovação das contas pela assembleia ordinária.

Fonte: Jornal Contábil/Condomínios SC